Rekabette geri kalmamak için işletmelerin yeni nesil bir POS cihazı kullanması şart. Çünkü müşterilerinizin büyük bir kısmı artık nakit kullanmıyor. Kartlı ve temassız ödeme yöntemleri, hem hız hem de güvenlik sunduğu için en çok tercih edilen ödeme araçları haline geldi.
QR ile ödeme, mobil cüzdanlar ve online çözümler de bu dönüşümü hızlandırdı. Günümüzde işletmeler için yalnızca nakit kabul etmek, müşteri kaybı anlamına geliyor.
Peki siz, işletmeniz için POS cihazı nasıl alınır biliyor musunuz?
Bu içerikte, POS cihazı başvurusu için gerekli evraklardan POS cihazı nasıl kullanılır gibi sorulara kadar bilmeniz gereken tüm detayları ele alacağız.
POS Cihazı Nedir?
POS (Point of Sale), yani Satış Noktası Cihazı, işletmelerin kredi kartı, banka kartı ve mobil ödeme yöntemleriyle tahsilat yapmasını sağlayan elektronik bir ödeme sistemidir. İşlem sırasında kart veya mobil ödeme bilgileri POS cihazı tarafından okunur ve ödeme sağlayıcıları ile bankalar arasında güvenli bir şekilde iletilerek işlem onaylanır.
POS cihazları, Elektronik Fon Transferi (EFT) teknolojisiyle çalışır. Kart sahibi ödeme yapmak istediğinde kart bilgileri cihaz tarafından doğrulanır ve ödeme sağlayıcısı üzerinden bankaya iletilir.
Banka, kartın yeterli bakiyeye sahip olup olmadığını kontrol ederek işlemi onaylar ya da reddeder. Onaylanan işlemlerde ödeme tutarı işletmenin banka hesabına aktarılır.
POS cihazları çipli kart okuma, manyetik şerit okutma, temassız ödeme ve QR kod ile ödeme gibi farklı işlemleri destekler. Fiziksel mağazalarda kullanılan masaüstü ve taşınabilir POS cihazları olduğu gibi, e-ticaret siteleri için de sanal POS çözümleri bulunmaktadır.
Sanal POS, fiziksel bir cihaz yerine dijital ödeme sistemleri üzerinden kart bilgilerini işleyerek online tahsilat yapılmasını sağlar.
Peki, POS cihazı nasıl alınır? Şimdi bir alt başlıkta detaylıca inceleyelim.
POS Cihazı Nasıl Alınır?
İşletmeler, kartlı ve temassız ödeme almak için POS cihazı kullanır. POS cihazı edinmek için bankalar veya ödeme kuruluşları üzerinden başvuru yapılmalıdır. Vepara gibi TCMB onaylı ödeme kuruluşları, başvuru süreçlerini dijital kanallar üzerinden yöneterek süreci hızlandırır.
Peki, POS cihazı nasıl alınır?
İşletmeler; fiziki POS, sanal POS veya mobil POS seçeneklerinden ihtiyacına uygun olanı belirleyerek başvuru yapabilir. POS cihazı başvurusu için gereken belgeler tamamlandıktan sonra başvuru değerlendirilir ve onay sürecinin ardından cihaz kullanıma açılır.
POS cihazı almak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:
- Fiziki POS, sanal POS veya mobil POS seçeneklerinden işletmenize uygun olanı belirleyin.
- Banka şubesi, internet bankacılığı veya ödeme kuruluşlarının online platformları üzerinden başvurunuzu yapın.
- Vergi levhası, kimlik fotokopisi, imza sirküsü ve işletmeye ait diğer belgeleri tamamlayın.
- Belgeler ilgili kurum tarafından değerlendirilir ve uygunluk kontrolü yapılır.
- Onaylanan başvurular sonrası POS cihazı işletmeye teslim edilir ve kullanıma açılır.
İşletmenizin ödeme sistemlerine en uygun POS cihazını seçerek başvurunuzu kısa sürede tamamlayabilirsiniz.
POS cihazı seçerken işletmenin işlem hacmi, ödeme altyapısı ve komisyon oranları dikkate alınmalıdır. Vepara gibi ödeme kuruluşları, bankalara nazaran daha uygun komisyon oranları sunabilir.
Şimdi bir diğer başlıkta ise kullanıma açılan POS cihazı nasıl kullanılır, detaylıca inceleyelim.
POS Cihazı Nasıl Kullanılır?
POS cihazları, işletmelerin güvenle ödeme almasını sağlayan sistemlerdir. Kullanımları oldukça basittir ve çoğu model birbiri ile aynı mantıkla çalışır. Ödeme işlemleri sırasında cihazın ekranı ve tuş takımı kullanılarak ödeme tutarı girilir.
Müşteri, ödeme yöntemine bağlı olarak kartını cihaza yerleştirir, manyetik şeridini okutur veya temassız ödeme özelliğini kullanır.
POS cihazı nasıl kullanılır adım adım şu şekilde özetleyebiliriz:
- İşletme yetkilisi POS cihazına ödeme tutarını girer.
- Müşteri kartını cihaza takar, manyetik şeridi okutur veya temassız ödeme yapar.
- Gerekiyorsa müşteri şifresini girer ve işlem onaylanır.
- Ödeme sağlayıcısı işlemi doğrular ve banka onayı alındığında ödeme tamamlanır.
- POS cihazı işlem sonucunu ekranda gösterir ve istenirse fiş yazdırır.
POS cihazları satış işlemleri, iptaller, iadeler ve günlük raporlamalar için de kullanılır. Cihazın doğru çalışabilmesi için kağıt rulosunun yerleştirilmesi ve bağlantısının kontrol edilmesi gerekir.
Aşağıda POS cihazı ile gerçekleştirilebilecek temel işlemler ve bunların nasıl yapılacağı adım adım açıklanmıştır.
POS Cihazı ile Satış Nasıl Yapılır?
POS cihazı kullanarak satış işlemi yapmak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- POS cihazının ekranında işlem yapılacak tutarı belirleyin.
- Tutarı girdikten sonra giriş tuşuna basarak işlemi başlatın.
- Müşterinin kartını nasıl okutacağını belirleyin:
- POS cihazı, kart tipine bağlı olarak peşin veya taksitli ödeme seçeneklerini ekrana getirir.
- Müşteri tercih ettiği ödeme şeklini seçtikten sonra Giriş tuşuna basarak işlemi tamamlayın.
- Ödeme işlemi güvenlik nedeniyle kart sahibinin şifre girmesini gerektirebilir.
- Müşteri PIN kodunu girdikten sonra POS cihazı işlemi doğrulamak için bankaya bilgi gönderir.
- Banka onayı alındığında ödeme tamamlanır.
POS cihazı ödeme işlemi tamamlandığında fiş veya diğer adıyla slip yazdırır. Müşteriden slip kopyasını teslim alıp, ikinci nüshayı işletme kayıtları için saklamayı unutmayın.
POS Cihazı ile Gün Sonu Raporu Nasıl Alınır?
Günlük satış işlemlerinin banka sistemine eksiksiz olarak aktarılması için POS cihazında gün sonu raporunun alınması gerekir. Nitekim gün sonu raporu alınmazsa, cihaz ertesi gün satış işlemlerine devam etmeyebilir.
POS cihazında gün sonu almak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- POS cihazı üzerinde F yani fonksiyon tuşuna basarak ana menüye girin.
- Menüde İşyeri İşlemleri seçeneğini seçin.
- Açılan ekranda Gün Sonu seçeneğini seçerek raporlama işlemini başlatın.
- Cihaz işyeri şifresini girmenizi isteyecektir. Şifreyi girerek işlemi tamamlayın.
- Gün boyunca yapılan tüm işlemleri içeren bir rapor yazdırılacaktır. Bu slip işletme kaydı için saklanmalıdır.
POS Cihazı ile İptal İşlemi Nasıl Yapılır?
Bir ödeme işlemi hatalı yapıldığında ya da müşteri ödemeyi iptal etmek istediğinde POS cihazı üzerinden iptal işlemi gerçekleştirilebilir.
POS cihazı ile iptal işlemi yapmak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- POS cihazının İptal tuşuna veya Fonksiyon tuşuna basarak işlem menüsüne girin.
- İptal İşlemleri seçeneğini seçin.
- Cihaz sizden işyeri şifresini isteyecektir. Şifreyi girerek işlemi doğrulayın.
- İptal edilecek işlemin kodunu (satış fişinde yazan referans numarası) girin.
- Ödeme yapılan kartı tekrar POS cihazına okutun.
- Kart sahibi şifresini girdikten sonra iptal işlemi tamamlanır ve ödeme banka tarafından geri çekilir.
- POS cihazı akabinde iptal işleminin onaylandığını gösteren bir slip yazdırır.
- Müşteriye iptal fişinin bir kopyasını verin, diğer kopyayı işletme kayıtları için saklayın.
POS Cihazı ile İade İşlemi Nasıl Yapılır?
Müşteri satın aldığı ürünü iade etmek istediğinde ödeme yapılan kart üzerinden ücret iadesi yapılması gerekir.
POS cihazı üzerinden iade işlemi yapmak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- POS cihazının Fonksiyon tuşuna basarak ana menüye girin.
- İşyeri İşlemleri seçeneğini seçerek devam edin.
- İade İşlemi seçeneğine tıklayın.
- İşletme yetkilisi cihazın işyeri şifresini girerek işlemi onaylar.
- Müşterinin ödemeyi yaptığı kart POS cihazına okutulur.
- POS cihazı iade işlemini tamamladığını gösteren bir slip yazdırır.
- Slipin bir kopyası müşteriye verilir, diğer kopya işletme kayıtları için saklanır.
POS Cihazı Almak İçin Gerekli Evraklar Nelerdir?
POS cihazı başvurusu sırasında bankalar ve ödeme kuruluşları işletmenin ticari faaliyetlerini doğrulamak için bazı belgeler talep eder. Bu belgeler işletmenin resmi kaydını ve ödeme işlemleri için uygunluğunu gösterir.
POS cihazı almak için aşağıdaki belgeler istenir:
- İşletme sahibi ve ortaklarının kimlik fotokopileri
- Vergi levhası
- İşletme ruhsatı
- İşletmenin kayıtlı adresini gösteren belge
- Oda kayıt belgesi
- İmza beyannamesi
- İşletme adına düzenlenmiş fatura (elektrik, su vb.)
- Başvuru yapan yetkilinin kimlik aslı ve fotokopisi
Ödeme kuruluşları, işletmenin daha önce kendileriyle çalışıp çalışmadığına bağlı olarak ek belgeler talep edebilir. Eğer işletmenin banka ile mevcut bir ticari geçmişi varsa, bazı belgeler yeniden istenmeden başvuru süreci hızlandırılabilir.
POS Cihazına Başvurmak İçin Gerekli Şartlar Nelerdir?
POS cihazı almak isteyen işletmelerin belirli şartları yerine getirmesi gerekir. Öncelikle başvuruda bulunacak işletmenin vergi mükellefi olması ve ticari faaliyet yürütüyor olması zorunludur. Resmi kaydı olmayan işletmeler POS cihazı başvurusu yapamaz.
POS cihazı almak için bankalar veya bağımsız ödeme kuruluşlarına başvuru yapılabilir. Başvuru sürecinde işletmenin vergi levhası, işletme ruhsatı, imza sirküleri ve kimlik gibi belgeler talep edilir.
İşletme sahibi bu evrakları ilgili kuruma sunduktan sonra değerlendirme süreci başlar. Yapılan incelemeler sonucunda uygunluk onayı alınırsa POS cihazı aktif hale getirilerek kullanıma sunulur.
POS Cihazı Başvurusu Nasıl Yapılır?
POS cihazı başvurusu yapmak için farklı yöntemler kullanılabilir. Bankalar, POS cihazı hizmeti sunan en yaygın kurumlardan biridir. Başvurular doğrudan banka şubelerinden yapılabilir. Şubeye gidildiğinde banka yetkilileri sürecin eksiksiz tamamlanmasını sağlamak için gerekli yönlendirmeleri yapar.
Bankaya gitme imkanı olmayan işletmeler, internet bankacılığı veya mobil uygulamalar üzerinden de başvuru yapabilir. Çoğu banka, online başvurular için kısa sürede ön onay verir ve sürecin hızlı tamamlanmasını sağlar.
Bankaların dışında bağımsız elektronik ödeme kuruluşları da POS cihazı hizmeti sunmaktadır. Bu kuruluşlar, bankalardan farklı olarak ödeme altyapısına yönelik yenilikçi çözümler geliştirir.
Güvenlik standartlarını yakından takip eden bu firmalar, ödeme süreçlerinde güncel teknolojiler kullanarak alternatif seçenekler sunar.
Vepara, işletmelere fiziki ve Sanal POS çözümleri sunan elektronik ödeme kuruluşlarından biridir. Android işletim sistemine sahip akıllı POS terminalleri ile son teknoloji bir ödeme yöntemidir.
Vepara Fiziki POS cihazının özellikleri:
- Android işletim sistemli POS terminali ile güncellenebilir bir yapı sunar.
- Dokunmatik PIN-PAD ekran ile işlem yapmayı kolaylaştırır.
- Hızlı termal yazıcı, işlem fişlerini zahmetsiz şekilde yazdırır.
- Geniş HD ekran yüksek kontrast oranına sahiptir.
- Dört çekirdekli işlemci, yoğun kullanımlarda akıcı performans sağlar.
- Manyetik kart okuyucu, EMV onaylı akıllı kart okuyucu ve NFC temassız ödeme desteği bulunur.
POS cihazı kartlı ve temassız ödeme yöntemleriyle çalışır. Bankalarla entegre çalışan sistem, ödeme süreçlerini güvenli şekilde yönetmeyi sağlar.
Kimler POS Cihazı Alabilir?
POS cihazı, kartla ve temassız ödeme almak isteyen işletmeler tarafından kullanılır. Kafe, restoran, mağaza, eczane, otel, akaryakıt istasyonu gibi farklı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler POS cihazı kullanabilir.
POS cihazı almak için işletmenin vergi mükellefi olması ve resmi olarak faaliyet göstermesi gerekir. Bankalar ve ödeme kuruluşları, başvuru yapan işletmenin ticari bilgilerini inceleyerek uygunluk durumunu değerlendirir.
Başvurunun tamamlanması için gerekli belgeler sunulmalı ve ilgili banka ya da ödeme kuruluşu tarafından yapılan değerlendirme süreci tamamlanmalıdır. Onaylanan başvuruların ardından POS cihazı işletmeye teslim edilir ve kullanıma açılır.
POS Cihazı Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
POS cihazları, işletmelerin kartlı ve temassız ödeme almasını sağlar. Ödeme işlemleri saniyeler içinde tamamlanır ve nakit kullanımına olan ihtiyacı azaltır. Manyetik şerit, çipli kart ve NFC desteğiyle farklı ödeme yöntemleriyle de uyumludur.
İşletmeler, kullandıkları POS cihazı ile müşterilerinin kredi ve banka kartı ile ödeme yapmasını sağlayabilir. Kart kabul eden işletmelerde müşteri kaybı azalır, ödeme süreci kesintisiz devam eder.
Taksitli ödeme imkanı, bankalarla yapılan anlaşmalara bağlı olarak belirli kartlar için sunulabilir. Bazı POS modelleri yabancı kartları kabul eder ve dövizle işlem yapmayı mümkün kılar.
Özellikle son nesil POS cihazlarında çıkan gün sonu raporları, satış ve gelir takibini kolaylaştırır. İşletmeler tüm işlemleri dijital ortamda takip edebilir, muhasebe süreçlerini düzenleyebilir.
Bankalar, POS hizmeti alan işletmelere belirli komisyon oranları ve ödeme vadeleri sunabilir. Yoğun işlem hacmine sahip işletmeler için POS cihazı, hızlı ödeme süreçleri sağlayarak nakit işlemlerden kaynaklanan beklemeleri önler.
Sıkça Sorulan Sorular
POS cihazı nasıl alınır, hangi evraklar gereklidir gibi bir çok konuyu yukarıda detaylandırdık. Bu bölümde ise merak edilen diğer sorulara ışık tutacağız.
Basit Usul Esnaf POS Cihazı Kullanabilir mi?
Basit usulde vergilendirilen esnaflar, POS cihazı kullanabilir. Bu işletmeler için POS cihazı kullanımı zorunlu değildir. Ancak banka veya kredi kartı ile ödeme kabul etmek isteyen esnaflar, bankalar veya ödeme kuruluşları aracılığıyla POS cihazı başvurusu yapabilir.
Esnaf Olmadan POS Cihazı Alınır mı?
POS cihazları yalnızca ticari faaliyeti olan işletmeler tarafından alınabilir. Başvuru yapabilmek için vergi levhası ve işletmeye ait resmi belgeler gereklidir. Vergi mükellefi olmayan bireyler POS cihazı başvurusu yapamaz. Bankalar ve ödeme kuruluşları, POS cihazı başvurularını değerlendirirken işletmenin ticari kaydını teyit eder.
Şahıs Olarak POS Cihazı Alabilir miyim?
Şahıs adına doğrudan POS cihazı almak mümkün değildir. Ancak şahıs şirketi sahipleri, işletmeleri adına başvuru yaparak POS cihazı kullanabilir. Başvuru yapacak kişinin şirketi temsile yetkili olması gerekir.
Vergi Levhası Olmadan POS Cihazı Alınır mı?
Vergi levhası olmadan POS cihazı almak mümkün değildir. POS cihazı başvurularında işletmenin vergi mükellefi olup olmadığı kontrol edilir. Bankalar ve ödeme kuruluşları, başvuru sahibinin ticari kaydını doğrulamak için vergi levhası talep eder. Vergi kaydı olmayan bireyler, kartlı ödeme sistemlerinden yararlanamaz ve dolayısıyla POS cihazı kullanamaz.